Hoe presenteer je professioneel in Zoom?

Liesbeth Smit blog presentatie tips zoom en powerpoint

Je gaat presenteren in Zoom. Ik heb het al vaak verkeerd zien gaan, maar gelukkig: Liesbeth to the rescue. Voorkom de meeste presentatieblunders met deze tips en tricks.

Ontwerp een prachtige presentatie

We schreven er een heel boek over (Cause an Effect). Was je van plan een presentatie vol bulletpoints te geven die je een voor een voorleest? Dan garandeer je dat iedereen afhaakt en stiekem op Instagram of Twitter gaat zitten. Zorg als eerste voor een goed verhaal en prachtige slides zonder lappen tekst (eventueel met de tips uit ons boek erbij). Of presenteer zonder PowerPoint presentatie als je dat goed kan!

Voorkom per ongeluk wegklikken

Het is mij vaak overkomen: in plaats van op het rechterpijltje voor de volgende slide klikte ik op de END knop waardoor ik naar het einde van mijn presentatie ging. Dat was ongemakkelijk! Ik gebruik dus nu altijd mijn presentatie afstandsbediening om door de slides te gaan. Zoals deze presentatie bediening van Logitech. Dan hoef je je keyboard niet gebruiken en kun je alle aandacht op je verhaal richten.

Wees up-to-date en onbereikbaar

Zorg ervoor dat je technisch up-to-date bent. Installeer ruim van tevoren de laatste update van Zoom. Sluit alle tabbladen van je browser en eventueel andere programma’s op je computer. Een e-mail popup of calender notificatie tijdens je presentatie is natuurlijk niet zo professioneel. Hetzelfde geldt voor je telefoon: zet hem op vliegtuigstand, dan ben je niet afgeleid en kun je niet gebeld tijdens de presentatie. Ook handig: check even of er geen pakketbezorgingen gepland zijn tijdens je presentatie.

Zet je telefoon op stil, en sluit al je andere programma’s

Loop alle settings van Zoom door

Neem even de tijd om in Zoom alle settings door te lopen, wellicht kom je nog iets tegen wat handig is. (Nee, hiermee bedoel ik niet de allernieuwste functie waarbij je jezelf nieuwe wenkbrauwen, lippenstift, baard of kerstmuts kan aanmeten…). Denk aan background noise reduction, lighting effects van je video, en of je gemute Zoom binnenkomt en eerst je camera wilt checken voordat je de meeting inkomt. Overigens is dit sowieso handig om een af en toe te doen, er worden telkens nieuwe handige features aan Zoom toegevoegd.

Check alle Zoom settings!
Tenzij je meedoet aan een gezellige online pubquiz, laat al die video filters achterwege…

Test je audio en video

Je kunt op deze website gemakkelijk je audio en video testen bij Zoom: https://www.zoom.us/test

Zorg dat slecht geluid of de videokwaliteit niet afleiden van je verhaal

Is de kwaliteit van je ingebouwde webcam, microfoon en speaker van je laptop of computer voldoende? Misschien kun je de kwaliteit van je video of audio nog verbeteren met een externe webcam of microfoon. Zit je regelmatig online te vergaderen dan is een headset, lavalier microfoon of zelfs een studio microfoon misschien een goede investering. Dit is een echte aanrader wanneer je vaker dan 1x te horen hebt gekregen of je wat harder kunt praten.

Check of je tijdens een meeting of webinar presenteert

Als je zelf niet de meeting organiseert is het handig om het format te checken. Is het een Webinar (waarbij er behalve de chat geen interactie is met de deelnemers) of is het een Meeting (waarbij de deelnemers interactief kunnen meedoen)?

Vraag dan ook hoe het evenement opgezet is. Is er een wachtkamer waardoor iedereen tegelijk in de meeting komt, of druppelen mensen binnen en is het handig dat je een beginslide hebt met de informatie over de meeting? Ook handig om te weten: wie houdt de vragen in de chat bij? Ben je dat zelf of heb je interactie met de meeting host die het voor je doet?

Welke mogelijkheden tot interactie zijn er? Staat de chat aan? Zijn er break-out rooms? Is er de mogelijkheid voor hand raise, reacties, annotaties en een whiteboard? Zou zonde zijn als je rekent op een whiteboard, en die setting niet staat aangevinkt. Een goede voorbereiding…

Pas je Zoom naam aan

In de settings kun je ook je naam veranderen. Niemand vind het interessant om een presentatie te zien van de iPad van Marieke. Ik zet er voor de zekerheid vaak “Spreker” achter mijn naam. Dan herkennen de mensen al tijdens de introductie dat jij de spreker bent.

Pas je naam aan! Niemand wil een presentatie van de iPad van Marieke.

Zorg voor goede verlichting

Zoek twee lampen, het liefst lampen die je kunt dimmen en die diffuus licht geven en zet ze aan weerszijden van je laptop (of als je alleen gewone lampen hebt, schijn ze op de muur waar je op uitkijkt). Zo ben je van twee kanten goed verlicht. Een alternatief is om je (tweede) scherm zo fel mogelijk te zetten, dan wordt je ook een beetje verlicht!

Dit is veel te donker!

Zet je webcam op ooghoogte

Je ziet het al in de afbeelding hierboven, het ziet er een beetje gek uit als je naar beneden kijkt. Niemand wil je onderkin of jouw plafond zien. Zet je webcam op ooghoogte zodat je mensen recht aankijkt, en niet op ze neerkijkt. Dat is wel zo prettig. En nog beter is de volgende tip:

Presenteer staand!

Je energie is een stuk hoger wanneer je staat te presenteren. Stel je even voor dat je tijdens een live presentatie (kunnen we ons bijna niet meer herinneren) een stoel erbij pakt en gaat zitten. Niet echt professioneel toch? Een onderuitgezakte spreker is voor niemand fijn. Heb je geen hoog bureau, kast of hoge plank? Zet een kratje, krukje, blok, stapel boeken op je bureau en zet je laptop er bovenop! En vergeet de tip over ooghoogte niet. (Is het voor jou niet mogelijk om staand te presenteren? Geen probleem: met je handen kun je ook al veel energie overbrengen!)

Presenteer staand voor een energieke presentatie.

Staand ziet er stukken beter uit, en goede verlichting maakt het ook duidelijker!

Check je internetverbinding

Het is zonde wanneer je halverwege een zin wegvalt. Als het lukt kun je het beste je internet op je computer aansluiten met een internetkabel in plaats van WIFI. Lukt dat niet? Zorg er dan voor dat je huisgenoten niet zitten te Netflixen, zet je telefoon op vliegtuigstand en al je WIFI slurpende apparaten uit.

Ruim je kamer op

Ik heb nu meteen dat Kinderen voor Kinderen liedje in mijn hoofd… ;)

Een berg wasgoed achter je is niet erg inspirerend. De achtergrond van mijn werkkamer is ook niet fantastisch, maar ik draai als ik presenteer mijn hele bureau om zodat de camera naar de muur wijst. Daar heb ik een gezellig hoekje gemaakt met planten en een kleurrijk schilderij. Een volledig witte muur als achtergrond lijkt misschien ideaal, maar ik vind het niet echt mooi. Dan denk ik toch altijd aan een slecht ingerichte studentenkamer (terwijl jij juist de ster van de meeting bent!).

De ideale achtergrond is er eentje die niet afleid van je verhaal.

Heb je huisdieren? Zorg ervoor dat ze niet zomaar binnen kunnen komen (al is een goudvis op de achtergrond juist wel weer erg leuk).

Voordelen en nadelen van virtuele achtergronden

Zit je in de kinderkamer van je dochter met roze eenhoornbehang? Dan kun je kijken of de virtuele achtergrond een optie is. Zoom heeft zelf een paar achtergronden, maar Canva ook. Of zoek naar gratis copyright free “office backgrounds” op Unsplash of Pexels. Check wel even of het wel in een goed perspectief is, ziet er een beetje gek uit als je niet achter een tafel zit, maar er voor:

Beetje gek perspectief, zit je nu op de tafel?

Neem geen tropisch eiland of een NASA foto van de ruimte als virtuele achtergrond (tenzij je daadwerkelijk surfer of astronaut bent).

Maar pas op: virtuele achtergronden hebben een GROOT nadeel. Zit je niet voor een green screen, ben je niet voldoende verlicht of heb je geen rustige egale achtergrond? Dan ziet het er echt heel raar uit als je je handen beweegt. Zie het filmpje hieronder. Alsof je een spook bent…(zonder vingers). Voor mij is dit geen optie, ik beweeg teveel tijdens het presenteren.

Gebruik geen virtuele achtergronden als je vingers verdwijnen!

Kleed je professioneel

Doe gewoon je allermooiste kleren aan. Zo vaak heb je niet meer de kans om er leuk uit te zien, dus trek die powersuit aan, die mooie jurk, dat strakke jasje. Rammelende oorbellen, kettingen of armbanden doe je wel af, dat kan enorm afleiden. Het helpt om kleren uit te kiezen die contrastreren met je achtergrond.

Deel het juiste scherm (meest gemaakte blunder)

Laatst zat ik in een conferentie waarbij bijna elke spreker de fout maakte om niet de PowerPoint SlideShow te delen, maar het edit scherm inclusief notities. Dat was heel slordig, en leidde flink af (naast dat daardoor de slides te klein waren en daardoor niet goed te lezen waren).

Zodra je in Zoom op Share Screen klikt zie je al je openstaande schermen en tabbladen. Vaak gaat het hier mis, je selecteert per ongeluk de PowerPoint presentatie zonder dat die in presentatiemodus staat.

Zet dus EERST je PowerPoint presentatie op presentatiemodus (F5). Ga dan terug naar Zoom en deel je scherm. Dan zie je drie opties voor PowerPoint, zie hieronder. Er is een subtiel verschil, eentje is je editing scherm, eentje je presentatie notities, en eentje heet PowerPoint Slide Show. Die laatste is de juiste, daarmee laat je jouw presentatie in zijn geheel zien.

Let goed op dat je de SLIDE SHOW deelt, en niet het editing scherm!

Organiseer je schermen voor overzicht

Standaard maximaliseert je PowerPoint scherm zodra je naar presentatiemodus switcht. Dan zie je Zoom niet meer, verdwijnen de chat en de deelnemers, en heb je geen idee wat iedereen aan het doen is. Ik neem altijd even de tijd na het delen van mijn scherm (wellicht tijdens de introductie van de organisatie) om mijn schermen zo naast elkaar te zetten (door de windows kleiner te maken) dat ik mijn presentatie met notities zie, de participants video’s (of juist mezelf) en de chat. Zo heb ik volledig overzicht over alles wat belangrijk is!

Als je alle schermen naast elkaar zet kun je alles goed in de gaten houden.

Gebruik alle handige features in PowerPoint en Zoom

Bij gebrek aan een laser pointer kun je de als je online presenteert de laserpointer in PowerPoint gebruiken! Je kunt zelfs teksten highlighten, of in je presentatie schrijven tijdens het presenteren. Let wel op dat wanneer je echt een laserpointer nodig denkt te hebben, het echte probleem is dat je waarschijnlijk teveel tekst of data op je slide hebt staan…

Gebruik de features in PowerPoint om tijdens je presentatie teksten te highlighten of aan te wijzen.

Highlighten, aanwijzen en schrijven in je presentatie kan overigens ook allemaal in Zoom zelf. Heb je je scherm gedeeld, dan zie je in je scherm de Annotate functie staan. Als dat uitklapt krijg je allerlei opties om op het scherm te tekenen, schrijven of te highlighten. Zie hieronder een voorbeeld van hoe je met stempels hartjes op je presentatie kunt zetten. Dit kunnen de deelnemers aan je presentatie overigens ook! Superleuk om te gebruiken voor interactieve oefeningen (bijvoorbeeld door middel van hartjes stemmen op je favoriete design). Een van mijn favoriete manieren om mensen bij de les te houden.

Interactieve presentaties worden beter gewaardeerd!

Via Annotate kun je deelnemers op je scherm laten tekenen, of met stempels hartjes laten zetten.

Zorg voor laagdrempelige interactie

Vertel de deelnemers aan het begin van je presentatie of je aan het eind een vragenrondje hebt. Wil je graag interactie aan het einde? Herinner ze er gedurende je presentatie aan dat je aan het eind vragen beantwoord en vraag of ze die vragen alvast in de chat willen zetten. Zo heb je alvast een voorraadje vragen als je klaar bent, en zit je niet ongemakkelijk te wachten totdat er eindelijk iemand een vraag heeft gesteld.

Als je van nog meer feedback houdt, vraag de deelnemers of ze tijdens je presentatie willen reageren met de reactie icoontjes (handen klappen, duimpje, hartje, lachen etc). Je hebt al zo weinig visuele reactie op je presentatie, dan is dit soms wel fijn (maar kan eerlijk gezegd ook afleiden).

Een andere vorm van reacties vind je in het Participants menu: Yes/No reacties, hand raise, thumbs up/down, coffee break icoontjes. Deze kun je gebruiken voor creatieve interactiemomenten om de deelnemers wakker te houden.

Eindig met een concrete call to action

Wat wil je dat mensen na je presentatie gaan doen? Wil je dat ze je volgen op LinkedIn, Twitter, Instagram? Wil je dat ze een hashtag gaan gebruiken? Heb je een boek, workshop, cursus? Laat het ze weten. Dus GEEN slides met dat witte 3D mannetje met rode vraagteken (je weet precies wat ik bedoel!). Dat voegt voor niemand iets toe. Laat tijdens het vragenrondje je naam, link naar je sociale media of website staan, zodat mensen de tijd hebben om die op te schrijven.

Wat wil je dat mensen gaan doen of onthouden van je presentatie? Sluit daarmee af!

Ik geef bij sommige presentaties waarvan ik weet dat er altijd meer vragen zijn dan er tijd is om te beantwoorden een hand-out PDF mee na afloop. Daarin staan de meestgestelde vragen samengevat. Ik deel meestal ook een website waarop ik alle tips en resources uit mijn presentatie heb verzameld, zodat mensen zelf geen notities hoeven te maken tijdens de presentatie. (Ik deel NOOIT mijn presentatieslides, die zijn niet gemaakt om als hand-out te gebruiken, maar als visuele ondersteuning van mijn tekst).

Waarom Zoom stukken fijner is dan echt presenteren

Wat mij betreft is het online presenteren met Zoom echt een uitkomst! Je hebt je notities bij de hand en hoeft dus niet te vertrouwen op lange lappen tekst en bullet points (mocht je het nog niet gemerkt hebben, bullet points zijn mijn nachtmerrie). Er is meer mogelijk online dan tijdens een echte presentatie .Je kunt direct praten met de deelnemers en iemand kan laagdrempelig een vraag stellen in de chat (zonder meteen in de spotlight te staan). Het voelt als spreker ook minder spannend dan in een enorm auditorium een keynote te geven, waardoor je ontspannen kan presenteren.

Benieuwd naar mijn presentaties? Kijk dan eens naar mijn presentatie over voeding en pseudowetenschap of workshops over presentatie design.

Wil je zelf ook zulke mooie slides maken? Koop dan voor slechts 10 euro ons e-book over hoe je goede presentaties ontwerpt!

Wil je een professioneel ontworpen eigen website? Neem dan contact met me op!

Voor zelfstandigen en kleine bedrijven is de Website-in-1-dag optie het meest voordelig. Reserveer op tijd een plekje, op het moment is er een wachtlijst.

Lees dan eerst het handboek voor een nieuwe website door en stuur me jouw huiswerk vragenlijst!

Liesbeth Smit

Liesbeth Smit achter bureau